Как правильно принимать товар по контракту: алгоритм действий
Приемка товара — ответственный процесс, который сопровождается фиксацией действий на бумаге и даже фотографированием. Участниками этого «мероприятия» становятся несколько специалистов. Какие акты составляются в результате приемки, как проводится экспертиза и какие действия предпринимаются при выявлении нарушений условий контракта, разбираемся в этой статье.
В предыдущей статье мы рассказали о 10 способах предупредить поставку некачественного товара по контракту. Теперь остановимся на конкретных действиях заказчика — на что ему следует обратить особое внимание, какие документы заполнить и как действовать в случае возникновения сомнений.
При приемке товара важно фиксировать действия на бумаге либо с помощью фото. При этом процессе должны присутствовать представители поставщика и заказчика, приглашенные эксперты.
Заказчик вправе требовать присутствия уполномоченного представителя поставщика при приемке товара, и это подтверждает решение Владимирского УФАС России от 05.08.2014 № Г 512-04/2014.
Если место приемки значительно удалено, то присутствие представителя обеспечивается через оформление доверенности тому, кто представляет ваши интересы (этого человека можно консультировать по телефону).
Если не обеспечить присутствие представителя поставщика на приемке, то это будет считаться нарушением условий договора. Кроме того, заказчик может отказаться от приемки товара при наличии претензий. Заявить письменные возражения будет некому.
Тем не менее, заказчик обязан обеспечить сохранность груза, не принимая обязанностей собственника. Отказ от приемки грозит штрафами, пени и односторонним расторжением контракта.
Если есть претензии к качеству товара, нужно определиться, как вы хотите устранить недостатки. Если устранить недостатки невозможно, нужно принять решение об одностороннем отказе от исполнения контракта и следовать документальным процедурам, которые предусмотрены 44-ФЗ и 223-ФЗ.
До подписания акта о приемке:
Что делать, если сопроводительная документация вызывает сомнения или были выявлены несоответствия по внешнему виду товара?
Приказом руководителя организации назначьте комиссию для повторной приемки товара. В комиссию должны входить представители покупателя и продавца. Также можно привлечь независимого эксперта.
По результатам приемки нужно либо подписать документ о том, что вы согласны принять товар, либо отклонить его приемку. Все этапы приемки и проверки должны сопровождаться определенными документами.
Именно поэтому нужно оценить внешнее состояние упаковки и маркировку товара. Внешний вид должен соответствовать требованиям качественной продукции.
Многие производители фальсификата даже на этапе составления документов или маркировки товара не могут обеспечить соответствие продукции требованиям ГОСТ.
Если после осмотра вы начали сомневаться в качестве товара, лучше всего отобрать образцы и направить их на экспертизу. Все несоответствия в маркировке, упаковке или внешнем виде должны быть задокументированы. Лучше всего сфотографировать товар и записать конкретные несоответствия. Представитель поставщика также должен подписать этот документ.
После этого нужно официально назначить комиссию для повторной приемки товара. В нее также может входить независимый эксперт, которого вы привлекли. Эта комиссия будет оформлять все нужные документы.
Экспертиза: особенности проведения
Существует три вида экспертизы:
В ходе экспертизы нужно проверить, отвечает ли объект закупки условиям контракта, а также обратить внимание на качество и объем поставленных товаров, оказанных услуг, выполненных работ.
Учитывайте заключение экспертов, когда решаете, принимать результаты исполнения контракта или нет (ч. 3 и 7 ст. 94 Федерального закона № 44-ФЗ)
Обязательные условия договора на оказание экспертных услуг включают:
Если внешняя экспертиза выявила нарушение условий контракта, заказчик обязан руководствоваться заключением этой экспертизы и принять предусмотренные законом меры, вплоть до одностороннего расторжения контракта. Если внешняя экспертиза выявила нарушения условий контракта, заказчик должен решить, какие меры он применит к поставщику за нарушение условий поставки.
Если были обнаружены какие-то несоответствия при приемке, нужно переходить к повторной приемке. Если в результате первичной приемки товара были выявлены нарушения, необходимо на повторную приемку пригласить представителя поставщика, отправив ему уведомление.
Приглашение на осмотр товара
Если при приемке не присутствует уполномоченный представитель поставщика, заказчик должен направить поставщику приглашение на осмотр товара не позднее, чем через 24 часа после обнаружения недостатков.
В приглашении указывается следующая информация:
В приглашении на участие в повторной приемке товара указывается:
Специфика повторной приемки
Факт проведения повторной приемки должен быть зафиксирован в акте по форме ТОРГ-2. Те товары, по которым не установлены расхождения по количеству и качеству, в актах не перечисляются. В акте достаточно сделать пометку: «По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет».
Факт проведения повторной приемки фиксируется в накладной по форме ТОРГ-2. Если продукция иностранного происхождения, то используется форма ТОРГ-3. Товары, претензии по качеству и количеству которых не установлены, в этой накладной не упоминаются. Делается отметка о том, что по остальным товарам претензий по качеству и количеству нет.
Акт о приемке
Акт составляется минимум в двух экземплярах — для поставщика и покупателя. Он сшивается, скрепляется печатью и подписывается всеми членами комиссии: покупателем, представителями поставщика или производителя, экспертом. Остальным участникам комиссии отправляются фотографии акта. В случае неявки участника приемки или отказа члена комиссии подписывать документ, в акте приемки делается отметка.
Акт составляется для каждого участвующего в приемке образцов, чтобы все участвующие видели, что товар промаркирован определенными словами и буквами, что упаковка находится в том или ином состоянии, товар обнаружен в том или ином количестве.
У всех участников приемки товара остаются одинаковые документы с подписями всех участников приемки. Если кто-то из членов комиссии оказывается подписывать акт, отметка об этом делается в самом акте.
В сопроводительных документах (железнодорожная накладная, товарно-транспортная накладная, счет, счет-фактура и т.д.) на поступивший товар делается отметка об обнаруженных расхождениях при составлении акта. Утвержденный руководителем акт вместе с сопроводительными документами передается в бухгалтерию организации покупателя. Бухгалтерия рассчитывает сумму претензии.
В сопроводительных документах делается отметка о том, что после первичной приемки происходила повторная приемка и был составлен акт по форме ТОРГ-12 либо проведен акт отбора образцов.
На этапе первичной приемки на накладной нужно ставить необходимые отметки обо всех подозрительных моментах, которые были обнаружены. Часто в накладной не указывается номер партии поставленного товара либо его полная номенклатура и нет прямого подтверждения того, что, например, труба поставлялась вместе с конкретными накладной, паспортом качества и сертификатом соответствия.
Номер партии, номер паспорта качества или номер сертификата соответствия можно вручную вписать в накладную при первичной приемке товара.
Как составляется претензионное письмо
Покупатель составляет и направляет претензионное письмо или решение об одностороннем расторжении контракта поставщику вместе с копией акта входного контроля и формой ТОРГ-2 или отчетом эксперта (если был привлечен эксперт).
В этих документах должны быть указаны корректные замечания к качеству или количеству товара и предложены способы урегулирования проблемы. После того, как в акте по форме ТОРГ-2 или другом документе было установлено количество товара, которое не соответствует требованиям договора, покупатель составляет и направляет претензионное письмо на имя поставщика. В письме нужно перечислить, по каким товарам есть претензии к качеству и количеству и что должен сделать поставщик для устранения этих недостатков.
Претензионное письмо и решение должны включать:
Если вы считаете, что устранить недостатки невозможно, можно оформить односторонний отказ от исполнения контракта.
Что такое одностороннее расторжение контракта?
Одностороннее расторжение контракта — это процедура, которая запускается с того момента, как вы отправили поставщику уведомление о намерении расторгнуть контракт. С помощью претензии можно обозначить свое намерение получить с поставщика штраф, но штрафы, предусмотренные контрактом, не так сильно мотивируют поставщика, как одностороннее расторжение.
Процедура одностороннего расторжения предполагает, что:
Как принимается решение об одностороннем отказе от исполнения контракта:
Процедура одностороннего расторжения контракта прописана в ст. 95 44-ФЗ. В ней перечислены все ситуации, когда заказчик имеет право расторгнуть контракт в одностороннем порядке. Главное условие — поставка товара, не соответствующего условиям закупочной документации, или несоответствие поставщика требованиям, предъявляемым закупочной документацией.
В контракте обязательно должны быть указаны условия ответственности заказчика и поставщика за неисполнение контракта. Если какие-то условия и обязанности не указаны в контракте, действует Гражданский кодекс — в тех частях, где он не противоречит 44-ФЗ.
Если при экспертизе товара выявлены нарушения, необходимо составить акт выявленных нарушений. После того, как вы направили решение об одностороннем отказе от исполнения контракта поставщику, его нужно разместить в ЕИС.
У поставщика будет 10 дней на устранение выявленных недостатков. Он может либо заменить товар, либо написать обоснованное опровержение ваших претензией. Если в установленный срок поставщик не принял никаких мер и не устранил выявленные нарушения, контракт считается расторгнутым, а вы имеете право объявить новую закупку по упрощенной процедуре в сокращенные сроки.
Алгоритм действий при выявлении нарушений условий контракта
Заказчик обязан принять решение об одностороннем отказе от исполнения контракта в случае, если в ходе исполнения контракта установлено, что поставляемый товар не соответствуют требованиям, которые были установлены извещением и документацией о закупке (п. 15 ст. 95 Федерального закона № 44-ФЗ).
44-ФЗ обязывает заказчика принять решение об одностороннем отказе от исполнения контракта, если поставляемый товар не соответствует требованиям аукционной документации, и дает поставщику 10 дней на устранение выявленных нарушений.
Если поставщик повторно привез товар несоответствующего качества, он уже не может устранить недостатки. Если вы повторно выявили указанные нарушения, в течение 10 дней после уведомления поставщика об одностороннем отказе от исполнения контракта договор считается расторгнутым.
44-ФЗ не обязывает заказчика составлять претензии или требования об устранении недостатков. Можно сразу же выслать уведомление об одностороннем расторжении контракта, обязывающее поставщика в кратчайшие сроки устранить выявленные нарушения. Это позволяет быстрее всего решить проблему некачественного товара.
Заказчик обязан отменить не вступившее в силу решение об одностороннем отказе от исполнения контракта, если в течение 10 дней с даты уведомления устранено нарушение условий контракта, послужившее основанием для принятия указанного решения и заказчику компенсированы затраты на проведение экспертизы.
Это правило не применяется в случае повторного нарушения исполнителем условий контракта, которые в соответствии с Гражданским кодексом являются основанием для одностороннего отказа заказчика от исполнения контракта.
Заказчик обязан отменить не вступившее в силу решение об одностороннем отказе от исполнения контракта в том случае, если поставщик устранил выявленные нарушения. Это выгодно для всех: заказчик получает свой товар, поставщик избегает санкций и вовремя получает плату по контракту.
Как проявляется ограничение конкуренции
При составлении закупочной документации необходимо предпринять меры для того, чтобы обеспечить качество товаров, но важно не переусердствовать и не ограничивать конкуренцию.
Какие нарушения допускают заказчики
Не пропустите новые публикации
Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.
Оформление документов. Какие нужны сопроводительные документы на груз?
Новые правила оформления документов на отправку грузов
Компания «ЛОГИСТИКА ЗАПАД» утвердила новые правила оформления документации для оформления доставки грузов, в связи с нововведениями в законодательстве РФ: «О внесении изменений в Федеральный закон «О противодействии терроризму» ФЗ-374 от 06.07.16
Юридические лица должны предоставить для оформления отправки:
1) Информацию О ГРУЗООТПРАВИТЕЛЕ:
Для представителя ЮЛ:
Для ген. директора юр.лица нужно предоставить документ, подтверждающий должность (приказ о назначении и т.д.), а также документ, удостоверяющий личность.
2) Информацию О ГРУЗОПОЛУЧАТЕЛЕ:
3) ИНН/ ОГРН и наименование организации Плательщика
Физические лица должны предоставить для оформления отправки:
1. Информацию О ГРУЗООТПРАВИТЕЛЕ :
Для представителя ФЛ:
Для физического лица нужно предоставить документ, подтверждающий личность
2. Информацию О ГРУЗОПОЛУЧАТЕЛЕ:
При остутствии этих данных, взамен необходимо предоставить копию документов из Списка возможных предоставляемых документов.
3. Информацию О ПЛАТЕЛЬЩИКЕ:
! Полные памятки для Юридических лиц, Физических лиц и ИП скачайте в разделе Документы на грузоперевозки, Договоры и требования для перевозки грузов.
Сопроводительные документы для грузоперевозки
При передаче груза для отправки, клиент должен предъявить сопроводительные документы:
Для физических лиц:
Для юридических лиц
Требования к наличию данных документов связано с проверками документации на груз сотрудниками МВД (ГИБДД) во время транспортировки.
Какие документы получает отправитель при сдаче груза для перевозки?
Отправитель получает фирменную товарно-транспортную накладную и экспедиторскую расписку с печатью Экспедитора с указанием отправителя, получателя, плательщика, а также информации о характере груза: наименование, количество мест, вес, объем.
При безналичной форме оплаты, бухгалтерия транспортной компании выдаст счет, счет-фактуру, акт выполненных работ.
При наличной форме оплаты к вышеуказанным документам также дополнительно будет выдан кассовый чек и приходный ордер.
Список документов при поставке товара
Я начинаю бизнес по оптовым поставкам товаров. У меня УСН. Какие документы я должен предоставить своему покупателю при отгрузке товара?
Согласно Методическим рекомендациям по учету и оформлению операций приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденным письмом Роскомторга от 10.07.1996 № 1-794/32-5, движение товара от поставщика к потребителю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов (накладной, товарно-транспортной накладной, железнодорожной накладной, счетом или счетом-фактурой).
Накладная в торговой организации может выступать как приходным, так и расходным товарным документом, должна выписываться материально ответственным лицом при оформлении отпуска товаров со склада, при принятии товаров в торговой организации. В накладной указываются номер и дата выписки; наименование поставщика и покупателя; наименование и краткое описание товара, его количество (в единицах), цена и общая сумма отпуска товара.
Товарно-транспортную накладную выписывают при доставке товаров автомобильным транспортом.
Счет-фактура выписывается в тех случаях, когда перечень отгруженных товаров велик. Счет-фактура является для розничной торговой организации приходным товарным документом и выступает основанием для оплаты поступившего товара.
Для оплаты поступающих товаров может быть использован счет, содержание которого аналогично счету-фактуре. Счет выписывается поставщиком на поставляемую партию товара и является основанием для оплаты товара.
Если количество и качество товара соответствует указанному в товаросопроводительных документах, то на сопроводительные документы (накладная, счет-фактура, товарно-транспортная накладная, качественное удостоверение и другие документы, удостоверяющие количество или качество поступивших товаров) накладывается штамп организации, что подтверждает соответствие принятых товаров данным, указанным в сопроводительных документах. Материально ответственное лицо, осуществляющее приемку товара, ставит свою подпись на товаросопроводительных документах и заверяет ее круглой печатью торговой организации.
Если товары получает материально ответственное лицо вне склада покупателя, то необходимым документом является доверенность, которая подтверждает право материально ответственного лица на получение товара.
При закупке товара или его приемке необходимо следить за наличием сертификата соответствия на закупаемый товар.
Возврат товара поставщику при обнаружении брака осуществляется путем оформления расходной накладной. Условия возврата товара поставщику оговариваются в договоре поставки.
Роспотребнадзор
Роспотребнадзор
Санитарно-эпидемиологический надзор
Документы, необходимые для реализации пищевой продукции в торговой сети и общественном питании
Документы, необходимые для реализации пищевой продукции в торговой сети и общественном питании
В связи с поступающими многочисленными запросами относительно документов, необходимых в настоящее время для реализации в торговой сети и общественном питании пищевой продукции, сообщаем следующее.
С 15 февраля 2015 года вся пищевая продукция, за исключением рыбы и рыбной продукции, выпущенная в обращение на территории Таможенного союза (Россия, Белоруссия, Казахстан), подлежит обязательному подтверждению соответствия в порядке, установленном ТР ТС 021/2011.
Согласно требованиям ТР ТС 021/2011, основной формой подтверждения соответствия пищевой продукции является обязательное декларирование её соответствия законодательству Таможенного союза с оформлением и регистрацией декларации о соответствии техническому регламенту Таможенного союза ( )— документа, в котором подтверждается соблюдение обязательных требований безопасности к продукции и её соответствие требованиям Таможенного союза.
Согласно статье 23 ТР ТС 021/2011: «Декларированию соответствия подлежит выпускаемая в обращение на таможенной территории Таможенного союза пищевая продукция, за исключением:
1) непереработанной пищевой продукции животного происхождения (подлежит ветеринарно-санитарной экспертизе с оформлением ветеринарного свидетельства (справки);
2) специализированной и новой пищевой продукции (подлежит государственной регистрации с оформлением свидетельства о государственной регистрации);
3) уксуса (не подлежит ни одной из форм оценки (подтверждения) соответствия)».
Декларация о соответствии Таможенного союза принимается (оформляется) самим производителем или поставщиком продукции и передается для регистрации в аккредитованный орган по сертификации.
Заявителем (декларантом) при декларировании соответствия требованиям Технических Регламентов Таможенного союза может быть только организация, зарегистрированная на территории Таможенного союза.
Декларирование соответствия пищевой продукции требованиям ТР ТС 021/2011 и (или) технических регламентов Таможенного союза на отдельные виды пищевой продукции осуществляется путем принятия по выбору заявителя декларации о соответствии на основании собственных доказательств и (или) доказательств, полученных с участием третьей стороны.
Декларирование соответствия пищевой продукции осуществляется по одной из схем декларирования, установленных ТР ТС 021/2011, по выбору заявителя пищевой продукции. Процедура декларирования соответствия по ТР ТС включает несколько этапов: подготовка и сбор полного пакета документов для предоставления в регистрирующий орган, оформление и принятие декларации, регистрация декларации в Едином реестре зарегистрированных деклараций Таможенного союза.
Продажа товаров без декларации о соответствии техническому регламенту Таможенного союза в тех случаях, когда продукция попадает под декларирование по требованиям технических регламентов Таможенного союза, запрещена, подлежит принудительному отзыву с рынка и наказывается штрафом.
Ветеринарно-санитарной экспертизе подлежит непереработанная пищевая продукция животного происхождения, которая при выходе в обращение сопровождается документом, содержащим сведения, подтверждающие безопасность (статья 30 ТР ТС 021/2011).
В силу статьи 4 ТР ТС 021/2011, непереработанная пищевая продукция животного происхождения – не прошедшие переработку (обработку) туши (тушки) продуктивных животных всех видов, их части (включая кровь и субпродукты), молоко сырое, сырое обезжиренное молоко, сливки сырые, продукция пчеловодства, яйца и яйцепродукция, улов водных биологических ресурсов, продукция аквакультуры. Техническим регламентом Таможенного союза ТР ТС 034/2013 «О безопасности мяса и мясной продукции» уточняется перечень продукции, подлежащей ветеринарно-санитарной экспертизе: продукты убоя – непереработанная пищевая продукция животного происхождения, полученная в результате убоя в промышленных условиях продуктивных животных и используемая для дальнейшей переработки (обработки) и (или) реализации, включая мясо, субпродукты, жир-сырец, кровь, кость, мясо механической обвалки (дообвалки), коллагенсодержащее и кишечное сырье.
Проведение ветеринарно-санитарной экспертизы и оформление ее результатов осуществляется в соответствии с законодательством государства-члена Таможенного союза, а также Соглашением Таможенного союза по ветеринарно-санитарным мерам.
Подтверждение соответствия рыбы и рыбной продукции на основании Постановления Правительства Российской Федерации от 01.12.2009г. № 982 «Об утверждения единого перечня продукции, подлежащей обязательной сертификации, и единого перечня продукции, подтверждение соответствия которой осуществляется в форме принятия декларации о соответствии» осуществляется в форме принятия декларации о соответствии.
Помимо документов, подтверждающих соответствие пищевой продукции требованиям технических регламентов Таможенного союза, пищевая продукция, находящаяся в обращении, в том числе продовольственное (пищевое) сырье, должна сопровождаться товаросопроводительной документацией, обеспечивающей прослеживаемость данной продукции (статья 5 ТР ТС 021/2011). Прослеживаемость пищевой продукции – возможность документарно (на бумажных и (или) электронных носителях) установить изготовителя и последующих собственников находящейся в обращении пищевой продукции, кроме конечного потребителя, а также место происхождения (производства, изготовления) пищевой продукции и (или) продовольственного (пищевого) сырья (статья 4 ТС 021/2011).
Таким образом, в законном обороте может находиться пищевая продукция в сопровождении следующих документов:
1) декларация соответствия требованиям Технического регламента Таможенного союза;
2) декларация о соответствии (рыба и рыбная продукция);
3) ветеринарное свидетельство (ветеринарная справка) (непереработанная пищевая продукция животного происхождения);
4) свидетельство о государственной регистрации (новая и специализированная пищевая продукция);
5) товаросопроводительная документация, обеспечивающая прослеживаемость пищевой продукции (все пищевые продукты).
Сопроводительные документы для груза
При транспортировке грузов организациям, оказывающим соответствующие услуги независимо от видов используемого транспорта, необходимо придерживаться определенных норм и правил, утвержденных законодательством РФ. Это касается и оформления обязательной сопроводительной документации для перевозимых грузов.
Перечень основных сопроводительных документов при грузоперевозках автомобильным транспортом
При осуществлении автомобильных грузоперевозок в первую очередь используется документация, касающаяся непосредственной транспортировки, а потому она считается основной. Эта группа освещает основные моменты организации грузоперевозок и в нее входят документы:
Перечень дополнительных сопроводительных документов при грузоперевозках
При организации грузоперевозок может потребоваться также документация, характеризующая непосредственно перевозимый груз. В эту группу входят:
Два последних документа не обязательны к включению в пакет сопроводительной документации, однако во многих случаях компании прикладывают и их во избежание разбирательств со стороны инспекторов ГИБДД.
Сотрудничество с логистической компанией по доставке грузов автотранспортом
При заключении договора на транспортировку груза логистическая компания берет на себя обязательства по качественной и своевременной перевозке товарно-материальных ценностей, а потому осуществлять данный вид деятельность должны только грамотные квалифицированные специалисты. Водители, осуществляющие транспортировку, должны иметь при себе:
Сотрудничество с профессионалами
«Очаковская Логистическая Компания» предоставляет услуги по транспортировке грузов по территории РФ, предлагая выгодные условия сотрудничества. Специалисты компании осуществляют полный цикл логистических услуг от детальной проработки маршрута и подготовки необходимой сопроводительной документации до транспортировки в конечный пункт назначения. При необходимости компания предоставляет современный складские помещения, оснащенные новейшим оборудованием и соответствующие всем требованиям для безопасного и надежного хранения ваших грузов.
Компания нацелена на максимальное удовлетворение потребностей своих заказчиков, а потому акцентирует внимание на нюансах и деталях сотрудничества, используя все имеющиеся ресурсы.
